Na een klein sprankje hoop in 2021, lijkt de evenementenbranche momenteel weer terug bij af. Menig eventmanager vraagt zich af hoe concerten, seminars, beurzen of festivals er dit jaar uit zullen zien. Grote fysieke events? Dat zien we de komende tijd nog niet gebeuren. Toch wil je als eventmanager er klaar voor zijn zodra het mogelijk is en tegelijkertijd een veilige eventervaring bieden binnen de kaders. Hoe dat eruit kan zien in 2022? Epko van Nisselrooij, werkzaam voor Axis Communications, vertelt er meer over.
Waar veiligheid voorheen ging over beveiligers in uniform, EHBO-ers en dranghekken, denken we nu ook aan QR-codes voor toegang, mondkapjes, desinfectiemateriaal en ruimtes om gepaste afstand te kunnen bewaren. Ook als een deel van de maatregelen straks verdwijnt, doe je er goed aan om het zekere voor het onzekere te nemen wanneer je fysiek bij elkaar komt. Je wilt natuurlijk dat mensen zich veilig voelen op je event en uitstralen dat je daarvoor als organisatie verantwoordelijkheid neemt. Blijf daarom veiligheidsaspecten bieden aan je bezoekers en personeel. Zorg voor desinfectiemateriaal en mondkapjes als dat gewenst is en denk ook eens na over de indeling van ruimtes. Is het echt nodig dat alle stoelen of beursstands dicht bij elkaar staan of is wat meer ruimte juist beter?
Doorstroom
2021 was wel echt hét comebackjaar van de QR-code, en dat lijkt dit jaar niet anders te zijn. Ga hier efficiënt mee om en zorg voor een goede doorstroom, waarbij de persoon die de QR-codes scant niet ook nog tassen moet controleren. Bekijk of je de evenementruimte zo kunt inrichten dat binnenkomende en vertrekkende bezoekers elkaar niet in de weg lopen. Zeker in geval van nood is dit cruciaal. Daarnaast kan het aanbieden van tijdsloten helpen bij de spreiding van bezoekersstromen en kunnen poortjes en/of pijlen de bezoekers in goede banen leiden op het event.
Op een event anno 2022 zijn ook technische slimmigheden niet meer weg te denken. Door te investeren in slimme technologie neem je veel werk uit handen van je eventpersoneel en bied je tegelijkertijd je bezoekers een fijne ervaring. Gebruik bijvoorbeeld een app om mensen eten en drinken te laten bestellen en te betalen. Als het drankje of hapje klaarstaat, kan de barmedewerker een notificatie sturen en laten weten waar de bezoeker het kan ophalen. Zo voorkom je lange rijen bij de bar en kan de bezoeker ondertussen nog een sessie volgen in plaats van dat hij of zij staat te wachten.
Camera, geluid en automatische actie
Een ander voorbeeld zijn camera’s die kunnen helpen bij het naleven van maatregelen. En dan moet je niet direct denken aan een beveiliger die in een hokje de beelden aftuurt. Slimme camera’s kunnen controleren of bezoekers voldoende afstand houden, een mondkapje dragen en opstoppingen detecteren. Uit ons eigen onderzoek blijkt dat bijna twee derde (61 procent) van de Nederlanders graag (extra) cameratoezicht ziet bij toekomstige evenementen. Het is dus goed om hier als organisatie alvast over na te denken.
Combineer slim cameratoezicht bijvoorbeeld met een audiosysteem waarmee je automatisch kunt laten omroepen dat er afstand moet worden gehouden in een bepaalde ruimte. Zo hoeft het personeel niet continu politieagent te spelen. Dit soort oplossingen zijn niet alleen geschikt voor probleemsituaties; je kunt hiermee bijvoorbeeld ook een extra oproep doen voor een bepaalde lezing als de zaal nog niet helemaal vol zit.
Voorbereiden
“Wanneer grote evenementen, zoals we ze kennen vóór maart 2020, weer plaats kunnen vinden is nu nog lastig te voorspellen, maar je kunt je er wel vast op voorbereiden. Dit vraagt om een investering aan de kant van de eventmanager, die het toch al niet gemakkelijk heeft. Toch geloof ik dat het investeren in veiligheid uiteindelijk de enige weg is naar het organiseren van veiligere events. Het is belangrijker dan ooit om je bezoekers en personeel een veilige ervaring te kunnen bieden, dat staat in deze uitdagende tijd toch wel met stip op één”, aldus Van Nisselrooij.
